Arxiu Municipal de Fulleda

Fons documental
L'Arxiu Municipal de Fulleda, és la unitat encarregada del tractament, la custòdia i la divulgació de la documentació històrica i actual generada o rebuda per l'Ajuntament de Fulleda, en el transcurs de les seves funcions.
L'Arxiu Municipal compta, en l'actualitat, amb una sala al costat de la secretaria de l'Ajuntament, on es conserva tota la documentació classificada.

 


Classificació temàtica
L'organització de la documentació per àmbits temàtics respon a un quadre de classificació adaptat segons les recomanacions de la Comissió del Servei d'Arxius de la Generalitat de Catalunya en les  Normes per a la Classificació de la Documentació Municipal (Josep Matas i Balaguer, 1989), que divideix la documentació en 15 subfons que es corresponen als apartats temàtics següents:

1. Administració general
2. Finances
3. Proveïments
4. Beneficència i assistència social
5. Sanitat
6. Obres i urbanisme
7. Seguretat pública
8. Serveis militars
9. Població
10. Eleccions
11. Ensenyament
12. Cultura
13. Serveis agropecuaris i medi ambient
14. Col·leccions factícies
15. Jutjat de Pau (El Jutjat de Pau, com a organisme independent de l'ajuntament, hauria de ser tractat com a fons diferenciat i no com a subfons de la documentació municipal, però per les característiques tècniques de l'espai, del sistema de consulta de l'arxiu i pel volum que ocupa, s'ha optat per incloure'l com un apartat temàtic més, amb l'esment corresponent.)

Cada apartat està format per un grup de sèries, que divideixen el tema general en subtemes més específics.
S'ha dut a terme una nova subdivisió corresponent a les sèries de cada grup de sèries.
Per no fer més complicat el sistema de classificació, gestió i consulta, s'ha optat doncs per contemplar tota la documentació de l'arxiu municipal com un fons, subdividit  en 3 nivells jeràrquics, els subfons, que serien els 15 apartats temàtics, que inclouen grups de sèries, que alhora inclouen les sèries.
Si en algun moment s'ha trobat la necessitat de classificar a un nivell inferior, com seria a nivell de subsèrie, s'ha optat per afegir una anotació a la signatura del document, el que facilita la seva identificació, ordenació i consulta.

I pel que fa a nivell d'unitat documental, s'ha tractat la documentació a nivell d'unitat documental composta (a partir d'ara UDC), que és la unitat bàsica d'una sèrie, i inclou un grup de documents individuals (unitats documentals simples) referits a un mateix tema o àmbit temporal.
La documentació digitalitzada, és pot consultar dins cada UDC, hi ha una icona que ho indica o a la mateixa fitxa indica "Unitat documental digitalitzada".


Glossari de termes emprats:
Pel que fa a la descripció arxivística s'ha seguit la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya
(NODAC) 2007 , del Consell Nacional d'Arxius (CNA).
Cal fer esment a uns conceptes tècnics necessaris per comprendre l'organització de la documentació a nivell de descripció. Es tracta dels conceptes de fons, subfons, grup de sèries i sèries.

Fons
Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l’exercici de les activitats i funcions que li són pròpies.
Subfons
Part d’un fons, que té una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d’autonomia o amb ens incorporats per relacions successòries.

Sèrie
Conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

Grup de sèries
Conjunt de documents format per l’agrupació de dues o més sèries. El grup de sèries es troba situat entre el fons, o bé el subfons, i la sèrie, i les sèries que en formen part han de ser nítidament identificades i individualitzades les unes en relació a les altres. Les sèries que formen part d’un grup de sèries han de presentar, necessàriament, un lligam, que ha de ser, molt preferentment, de caràcter funcional. També poden derivar del procés d’organització o reorganització del fons documental.

Unitat documental
Pel que fa a nivell d'unitat documental, s’entén com a tal el document d’arxiu que pot ser individualitzat sense perdre integritat, és a dir, sense perdre cap element substancial per a la comprensió de la seva pròpia entitat. Les unitats documentals reflecteixen un determinat assumpte des del seu inici fins al seu final i hi ha assumptes que resten reflectits mitjançant l’acumulació de més d’un document,  és a dir, a través de la creació d’unitats documentals compostes. N’hi ha d’altres, en canvi, que comencen i acaben amb un sol i únic document, i són els que configuren les unitats documentals simples.
Els nivells d’unitat documental composta i simple difereixen dels nivells superiors perquè no fan referència a conjunts genèrics de documents, al contrari, reconeixen individualment cadascun dels elements que formen el conjunt o conjunts documentals establerts, és a dir, descriuen un per un els documents que hi ha dins d’una sèrie concreta.
Una unitat documental composta és normalment la unitat bàsica d’una sèrie.
La unitat documental composta reflecteix la progressió d’un determinat assumpte o procediment, des del començament fins al final, mitjançant l’acumulació de més d’un document, cadascun dels quals constitueix una unitat documental simple.
La unitat documental simple és l’objecte més petit de la descripció arxivística i està formada per un
únic document. És el cas d’una carta, una memòria, un informe, un dibuix, una fotografia, un cartell, un mapa, un plànol, un dietari, una agenda, un llibre diari de comptabilitat, un acte públic filmat, una conversa enregistrada, etc.
La unitat documental simple pot materialitzar-se en un sol foli o diversos, un quadern, un llibre, etc., però independentment de la forma que prengui o del seu embalum, en cap cas no la podem subdividir perquè, en fer-ho, fragmentaríem la informació que ens ha de comunicar.

Descripció documental
Pel que fa a la descripció de la documentació pròpiament dita, s'ha seguit la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC) 2007, del Consell Nacional d'Arxius (CNA).
El tractament descriptiu d'aquesta fase de treball correspon únicament a l'assignació de l'àrea d'identificació i notes a cada unitat documental (NODAC, apartat E.1 i E.6), element obligatori el primer segons la norma i optatiu  el segon però que aporta més elements d'informació i suport a la recerca documental.  
Així doncs s'ha dut a terme la descripció de l'Àrea d’identificació d'altra banda obligatòria en la descripció arxivística.

Tornar a l'inici

Arxiu Municipal de Fulleda © Ajuntament de Fulleda 2019

a/e: ajuntament@fulleda.cat